כיצד בונים תקציב לעסק ?

עסק המתנהל ללא תקציב מסודר שנבנה מראש משול לאדם המהלך בחשיכה, נתקל מעת לעת במכשולים ומחפש דרכים מיידיות לעקוף אותם. לעומת זאת, עסק עם תקציב מסודר משול לאדם המהלך באור השמש עם משקפת בעזרתה הוא מסוגל לראות מבעוד מועד למרחקים ארוכים ולשקול את צעדיו הבאים.

 

אז מהו בעצם תקציב ?

תקציב הינו מסגרת פיננסית הנקבעת לעסק בתחילת תקופה. בדרך כלל תקציב נבנה לפני תחילת שנה אולם לא מן הנמנע לבנות תקציב גם במהלך השנה.

התקציב מציג מחד את הכנסות העסק הידועות והצפויות ומאידך את הוצאות העסק הידועות והצפויות. ההפרש המתקבל בין ההכנסות להוצאות מייצג את הרווח או את ההפסד הצפויים לעסק.

באם צפוי בעסק רווח, ניתן לנתב אותו לאפיקים מסויימים כגון: משיכת בעלים, השקעה נוספת בעסק, שיווק ופרסום, גיוס עובדים נוספים וכדומה.

באם צפוי בעסק הפסד, יש לשקול מחד אפשרויות להגדלת ההכנסות ומאידך בלית ברירה לבצע צמצום הוצאות כגון: הקטנת משיכת בעלים, הקטנת תקציב הפרסום, חלילה פיטורי עובדים וכדומה.

 

הערך המוסף המתקבל מניהול תקציב:

בניית תקציב מאפשרת לראות את התמונה הפיננסית העתידית הצפוייה לעסק בצורה מדוייקת ככל שניתן.

ראיית העתיד משרה רוגע בעסק, מאפשרת התנהלות פיננסית ידועה מראש ומונעת מצבים פיננסיים שעשויים להעיב על העסק. יצויין, כי גם אם תמונת התקציב איננה מעודדת עדיין המודעות לבעייה הצפוייה מניעה את הבעלים לביצוע פעולות אשר יסייעו וישפרו את המצב.

 

כיצד בונים תקציב ?

בשלב הראשון, יש לבצע ניתוח של דוחות הרווח וההפסד לשנים האחרונות. ניתוח כזה מאפשר להכיר את התנהגות העסק ולזהות את נקודות השפל והפסגה הקיימות במהלך העסקים הרגיל.

כך לדוגמא, נגלה כי בסופרמרקט ישנה עלייה במכירות בתקופות החגים (חגי תשרי ופסח), נגלה כי בעסק המפעיל צהרונים לילדים ישנה ירידה בהכנסות בחודשי הקייץ יולי-אוגוסט בשל חופשת הקייץ, נגלה כי בעסק המוכר גלגלים לרכבים ישנה עלייה במכירות בחודשי הקייץ בשל הבלאי המואץ של הצמיגים הנוסעים על הכבישים החמים וכדומה.

בשלב השני, יש לבנות תקציב ברמה חודשית שבו בכל חודש וחודש יוכנסו ההכנסות הידועות והצפויות אל מול ההוצאות הידועות והצפויות.

בבניית התקציב החודשי יש להתייחס לירידה צפוייה בהכנסות בשל לקוחות שעזבו או בשל אירועים שהתרחשו שבגינם צפוי קיטון בהכנסות ומנגד להכניס הכנסות הנובעות מלקוחות חדשים, מגידול טבעי של העסק וממהלכים עסקיים שהעסק ביצע. לדוגמא: הכנסות ממוצרים חדשים שימכרו או מהפעלת מגזר עסקי נוסף (מוסך שנתן שירותי מכונאות והחל לתת גם שירותי פחחות וכדומה).

בצד ההוצאות, יש לבצע ניתוח מדוייק של כל סעיף הוצאה ולהבין בדיוק מה הרכבו. בבניית התקציב יש להתעלם מהוצאות חד פעמיות שהוצאו בעבר שלא יחזרו על עצמן ולהוסיף הוצאות חד פעמיות שהעסק מתכנן להוציא בהמשך.

 

ניהול שוטף ובקרה תקציבית:

בכל חודש יש לבצע ניתוח של תקציב מול ביצוע, כלומר – להכין דוח רווח והפסד אמיתי כפי שהתגבש בפועל ולהשוות אותו אל התקציב החודשי שבנינו מבעוד מועד.

כך לדוגמא, בחודש ינואר נשווה את הרווח והפסד האמיתי לחודש ינואר אל מול התקציב שנבנה לחודש ינואר. ההשוואה תתבצע ברמת הסעיפים – סעיף מול סעיף וחישוב הפערים הקיימים.

כך לדוגמא, אם ההכנסות בפועל קטנות מההכנסות הצפויות ואם הוצאה מסויימת היתה גדולה מההוצאה הצפוייה הרי שחרגנו מהמסגרת התקציבית ויש לבצע תיקון ליתרת התקציב העתידי. תיקון כזה יבוצע על ידי הקטנת ההוצאות בחודשים הבאים במטרה לשמור על המסגרת התקציבית עד תום השנה.

לדוגמא: צפינו הוצאות דלק בסך של 1,500 ₪ לחודש, בפועל צרכנו דלק בעלות של 2,500 ₪, נוצרה הוצאה עודפת של 1,000 ₪. במצב זה ועל מנת לשמור על המסגרת התקציבית שנבנתה מראש יש להקטין את אחת ההוצאות העתידיות ב- 1,000 ₪.

 

לסיכום

שימו דגש על:

בניית תקציב מסודר לעסק !

 

אנו עומדים לשירותכם בכל עת.

 

בברכה,

צחי יונה, רו"ח

M.A In Accounting

 

(הכותב הינו הבעלים של חברת דגש פיננסים – ניהול כספים בע"מ)